Come scrivere una mail formale

Tutto quello che devi sapere su come scrivere una mail formale: dall’oggetto ai saluti

Scommetto che spesso ti è capitato di chiederti: come scrivere una mail formale? Come cominciare? Quale oggetto inserire? Quali saluti usare?

Oggi cerchiamo di fare un po’ di chiarezza. Una volta letto questo articolo saprai scrivere mail formali e corrette, impiegandoci la metà del tempo che sprechi ora!

Trovi tanti modelli di email pronti all’uso nell’articolo “Esempi email: modelli pronti all’uso”, ma ti consiglio comunque di leggere prima questo articolo per assimilare i concetti base.

Come scrivere una mail formale: le basi per poter iniziare

Sicuramente è scontato dirlo, ma per scrivere una mail formale (ed inviarla) occorre avere un indirizzo di posta elettronica!

La farò breve, non ti spiegherò come crearne una (è davvero semplice e veloce, Gmail è consigliatissimo), però voglio ricordarti che quando si parla di inviare una mail formale quest’ultima non può arrivare al destinatario con il nome di vale4ever@gmail.com!

Usa il tuo nome e cognome, è la soluzione migliore e da quel tocco di serietà iniziale da cui è necessario partire per ottenere un risultato finale eccellente.

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Come scrivere una mail formale: oggetto

L’oggetto della tua mail formale è un altro punto al quale prestare molta attenzione.

Quest’ultimo deve riassumere l’argomento della mail nel modo più chiaro e sintetico possibile.

Esempio.

Se sto inviando una mail per una candidatura spontanea per il posto di lavoro in amministrazione l’oggetto sarà:

“Candidatura spontanea per posto in amministrazione”

Sii sintetico, ma riassumi in modo chiaro ciò per cui stai scrivendo, tienilo ben a mente.

Come scrivere una mail formale: saluti di circostanza

Quante volte ti sei fermato a pensare: “Come inizio? Buonasera, salve, egregio, gentile…come?”

Ci sono 2 diverse soluzioni da poter scegliere:

• Aggettivo di circostanza+ appellativo (Egregio Dott. Luigi Rossi, Gentile Prof. Verdi etc)
• Saluto formale (Buonasera, buongiorno, salve)

Io personalmente preferisco la prima soluzione.

C’è da dire che su internet ci si dà quasi sempre del tu e ormai le chat ed i social network stanno modificando un po’ quelle che erano le basi intoccabili della scrittura italiana, ma usare un linguaggio più “ricercato” e professionale secondo me paga.

Se scegliamo la prima soluzione dobbiamo fare attenzione sia all’aggettivo di circostanza che all’appellativo:

poiché il nostro aggettivo di circostanza sarà seguito da un appellativo formale, possiamo escludere a priori “ciao” e simili a favore dei più adatti e classici “Egregio” e “Gentile”. Se proprio vuoi evitare un linguaggio così tanto formale puoi ricorrere al comunissimo “Salve” (però quest’ultimo è molto meno formale).

Dottore e dottoressa (abbreviati in Dott. e Dott.ssa) possono essere usati per qualsiasi laureato, in quanto tutti i laureati lo sono. Professore e professoressa (abbreviati in Prof. e Prof.ssa) vengono invece utilizzati per professori e professoresse di scuola media inferiore/superiore e docenti di una cattedra universitaria. Avvocato e ingegnere (abbreviati in Avv. e Ing.) rappresentano i rispettivi titoli, ma, come per i professori, possono essere sostituiti dall’appellativo Dott. e Dott.ssa. In sintesi:

se sai con certezza quale appellativo usare puoi procedere con quello, in caso contrario rimani sul generico ma efficace Dott./Dott.ssa 

La seconda soluzione è più immediata e semplice:

sostituisci l’aggettivo di circostanza vocativo (quindi “Egregio” e simili) con un saluto formale come “Salve”, “Buonasera”, “Buon pomeriggio”.

Esempio.

Salve Dott. Rossi […]

Sicuramente quest’ultima forma più semplice, ma, ripeto, io personalmente preferisco e trovo più adatta, almeno per i casi in cui si scrive ad una persona per la prima volta, la forma Aggettivo di circostanza+ appellativo (Egregio Dott. Luigi Rossi, Gentile Prof. Verdi etc).

Cominci ad avere le idee più chiare su come scrivere una mail formale?

Come scrivere una mail formale: presentazione e introduzione dell’argomento

Presentarsi a chi riceverà la nostra mail va ovviamente fatto subito dopo i saluti iniziali.

Quando inviamo una mail a qualcuno che non ci conosce, in genere abbiamo ben chiaro chi sia il destinatario, quindi sarà facile specificare la nostra posizione nei suoi confronti.

Se scriviamo al nostro professore esordiremo con:”Sono un vostro studente del corso X della facoltà Y”, nel caso di un nostro cliente scriveremo:”Sono il signor Verdi, responsabile commerciale dell’azienda X”, e così via.

Inutile dire che se il mittente ci conosce già la presentazione non deve essere proposta, basteranno il nome e cognome a fondo pagina più il nostro indirizzo mail per ricordare chi sta scrivendo.

Le prime 2/3 righe di testo successive alla presentazione (se necessaria) devono rappresentare una versione dell’oggetto in forma estesa. Prendi come esempio le notizie che leggi sul web: composte da un H1 (titolo) e un H2 (sottotitolo).

Nell’H1 descrivi l’argomento in poche semplici parole, nell’H2 lo approfondisci dando qualche dettaglio in più. Non è ancora il momento di partire con tutti i dettagli del caso ma rendi ancora più chiaro e approfondisci l’argomento quel poco che basta per fornire una panoramica completa sull’argomento. Subito dopo seguirà il corpo del testo, con tutti i dettagli della mail (ricorda sempre che le persone ricevono molte mail ogni giorno, cerca di essere esaustivo e di garantire una buona completezza di informazioni restando comunque conciso e diretto il più possibile).

Come scrivere una mail formale: conclusioni

Nel caso in cui la nostra mail ponga una domanda al destinatario è bene concludere (prima dei saluti) con un testo che ricordi al destinatario quanto sia urgente la risposta o semplicemente che ci si aspetta una replica.

Esempio.

“Attendo gentilmente una vostra cordiale risposta” (se vi rivolgete ad un’azienda è l’ideale)

“In attesa di una sua cordiale risposta”

“Attendo urgentemente una sua risposta” (se realmente avete necessità di ricevere una risposta in tempi brevissimi)

Come scrivere una mail formale: ringraziare prima di salutare

Prima di salutare il nostro destinatario è bene ringraziarlo per il tempo che ha dedicato alla lettura della nostra mail.

Esempio.

“La ringrazio per il tempo dedicatomi”

“La ringrazio per la Sua attenzione”

Come scrivere una mail formale: saluti

Siamo ormai arrivati al termine della guida su come scrivere una mail formale, “Ti saluto. Ciao”.

No, scherzi a parte, mi è capitato davvero di ricevere mail con saluti del genere, ma torniamo alla guida!

Di solito i punti più difficili sono sempre l’inizio e la fine.

In realtà in questo caso possiamo rimanere tranquilli, i saluti finali possono essere fatti con 2 semplici frasi standard:

• Cordiali saluti
• Distinti saluti

Seguiti dal nome e cognome del mittente oppure dal nome e cognome + nome ditta in caso di settore business.

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Come scrivere una mail formale: guida terminata…anzi no!

La guida è terminata, ma ho in serbo per te altre 2 dritte per permetterti di conoscere un’altra informazione importantissima: qual è il momento migliore per inviare una mail?

• Se devi inviare una mail in ambito lavorativo, il miglior momento per farlo è la mattina (presto): appena acceso il pc un giretto tra le mail è scontato, in più la giornata è appena iniziata ed i problemi dovrebbero essere ancora sotto una soglia accettabile, quindi l’umore di chi legge dovrebbe essere quantomeno buono!
• Se hai un’azienda e vuoi inviare una newsletter sappi che il giorno migliore per farlo è il martedì, con le migliori performance in termini di CTR e open rate! I peggiori risultati si ottengono il lunedì e nel week-end.